Salah satu hal yang mampu merusak integritas sehingga menimbulkan kerugian finansial pada sebuah organisasi adalah penyuapan. Untuk mencegah hal tersebut terjadi maka diciptakan sistem manajemen anti penyuapan yang diberlakukan secara global, dinamakan ISO37001.
Sistem manajemen anti penyuapan atau gratifikasi ini nantinya harus diterapkan pada organisasi atau perusahaan yang ingin bersaing dan tetap eksis. Lantas apakah sistem manajemen anti penyuapan itu? Apa saja contoh serta komponen penerapannya?
Agar menjadi paham dan jelas, silahkan ikuti uraian penjelasan mengenai sistem anti gratifikasi tersebut pada artikel di bawah ini. Nantinya akan ada uraian secara rinci mulai dari pengertian hingga berbagai elemen yang dibutuhkan pada saat penerapan sistem anti suap ini.
Sekilas Tentang SMAP
Sistem manajemen anti penyuapan atau SMAP adalah sebuah sistem berstandar internasional yang dibuat untuk mencegah terjadinya tindak penyuapan. Nantinya dengan penerapan sistem manajemen ini maka diharapkan akan mampu mendeteksi dan mencegah upaya korupsi.
Berikut beberapa contoh tindakan penyuapan atau korupsi yang umumnya terjadi di Indonesia:
- Memberikan atau menerima imbalan baik berupa barang atau uang tunai dengan tujuan ada pihak yang akan melakukan aktivitas tak wajar.
- Memberikan atau menerima dana tunai sebagai pelicin agar mempermudah urusan atau agar tak harus melewati suatu prosedur tertentu sesuai peraturan.
- Memberikan dana tunai dalam jumlah tertentu agar proses perizinan yang diajukan dapat berjalan cepat.
Tujuan Penerapan SMAP
Tujuan penerapan sistem manajemen anti penyuapan adalah:
1. Mencegah Tindakan Korupsi
Tujuan utama dari diterapkannya ISO 37001 adalah membantu sebuah organisasi (apapun bentuknya) untuk mencegah berlangsungnya praktik suap. Hal tersebut karena ISO 37001 menyediakan persyaratan-persyaratan yang akan memperkecil terjadinya praktik suap.
Sehingga dengan begitu maka semua unit atau posisi dalam organisasi yang memiliki potensi terpapar aktivitas korupsi akan dapat tercegah dari tindakan tersebut.
2. Melindungi Organisasi
Manajemen anti suap yang diterapkan akan mampu memberikan perlindungan bagi suatu organisasi dari potensi kerugian yang akan timbul akibat praktik suap. Hal tersebut terjadi melalui ketetapan kebijakan yang memastikan semua pihak patuh melaksanakan peraturan.
3. Membentuk Budaya Integritas Tinggi
Transparansi serta budaya integritas yang tinggi pada suatu organisasi akan mampu terbentuk dengan adanya penerapan sistem anti suap ISO 37001 ini. Pasalnya dengan diberlakukannya sistem maka tak ada lagi ketakutan bagi pihak terkait ketika melaporkan potensi suap.
Hal tersebut karena sistem manajemen yang ditegakkan akan memberikan perlindungan pada pihak pelapor sesuai dengan peraturan peundangan yang berlaku.
4. Mengurangi Risiko Korupsi yang Membudaya
Dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan yang memiliki budaya korupsi, penerapan manajemen SMAP ISO 37001 adalah tindakan yang tepat. Sebab sistem ini memang dirancang guna membantu untuk mengurangi tumbuh suburnya potensi korupsi, suap atau gratifikasi.
Semua alur kerja akan dibuat sedemikian rupa sehingga potensi kecurangan dapat ditekan. Tentunya jika hal ini dilakukan secara terus menerus maka lama kelamaan budaya korupsi ini akan tergerus sehingga integritas berdasarkan etika dan peraturan akan terbentuk.
5. Meningkatkan Kinerja & Menciptakan Kepercayaan
Pelaksanaan dari penerapan sistem ISO 37001 akan menciptakan sistem manajemen yang efektif dan efisien sehingga kinerja organisasi atau perusahaan maksimal. Penyebabnya adalah karena ISO 370001 melibatkan berbagai hal berikut:
- Pengendalian sektor finansial.
- Pengelolaan ragam risiko.
- Peningkatan efisiensi biaya yang muncul.
Tentunya dengan penerapan ketiga hal tersebut maka organisasi secara tak langsung akan terhindar dari berbagai kemungkinan masalah hukum serta konflik kepentingan. Efek dominonya tentu saja akan terlihat sebagai sebuah komitmen kuat yang diperjuangkan.
Yang mana tersebut kemudian akan melahirkan rasa kepercayaan dari para investor, konsumen, karyawan perusahaan dan berbagai pihak terkait lainnya.
Prinsip Penerapan SMAP
Berikut beberapa prinsip yang harus diperhatikan saat pelaksanaan SMAP, yaitu:
1. Tidak Boleh Ada Penyambutan yang Mewah & Bersifat Wajar
Organisasi, instansi atau perusahaan tidak boleh menyediakan jamuan dan penyambutan bagi tamunya secara berlebihan.
Termasuk di dalamnya dalam hal penyediaan akomodasi, transportasi serta konsumsi. Sehingga semua pemberian, penerimaan, sambutan, jamuan dan berbagai aktivitas serupa harus menyesuaikan dengan kondisi yang ada.
2. Tidak Boleh Ada Suap
Berbagai bentuk organisasi yang menerapkan SMAP tidak boleh menerima apapun bentuk pemerasan atau suap. Baik itu dalam wujud uang atau beragam bentuk lainnya.
3. Tidak Boleh Ada Hadiah
Perusahaan, instansi, lembaga atau berbagai bentuk organisasi lainnya tidak boleh menerima imbalan sebagai ucapan terima kasih. Terlebih jika diruntut hal tersebut diberikan karena perusahaan, instansi atau lembaga tersebut telah melakukan aktivitas ilegal.
Yang termasuk dalam bentuk imbalan sebagaimana dimaksud dalam poin ini antara lain adalah uang, komisi, kredit, hadiah, tiket perjalanan dan lain sebagainya. Di dalam bahasa global, aktivitas tersebut dinamakan sebagai kickback.
Contoh tindakan pelanggaran etik yang berkaitan dengan penerimaan suap misalnya pemberian hadiah mobil dari sebuah organisasi kepada pejabat. Dimana hal tersebut dilakukan karena usahanya yang membuat organisasi tersebut menjadi menang tender.
Langkah Persiapan Penerapan SMAP
Bagi organisasi, perusahaan atau instansi yang ingin menerapkan sistem manajemen ISO 37001, maka ada beberapa langkah praktis yang harus dilakukan.
1. Komitmen Manajemen
Sebelum suatu organisasi apapun itu bentuknya menerapkan sistem anti suap, maka langkah awal adalah lahirnya komitmen dari posisi manajemen puncak. Yaitu janji kepatuhan berikut tekad kuat dari manajemen puncak untuk turut serta aktif dalam pelaksanaan sistem ini.
Adanya komitmen tersebut kemudian akan mampu membangun semangat bagi semua hirarki kepemimpinan di bawahnya beserta para karyawan. Sehingga secara bersama-sama akan mewujudkan lingkungan kerja yang bebas dari aktivitas suap serta korupsi.
2. Pembentukan Tim Fungsi
Langkah penerapan ISO 37001 selanjutnya adalah membentuk tim fungsi kepatuhan anti tindakan suap atau tim anti suap. Tim ini terdiri dari berbagai unsur karyawan dan manajemen dari suatu organisasi atau perusahaan.
Tugas utama dari tim ini nantinya adalah sebagai koordinator pelaksana dalam proses perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan dari ISO 37001.
3. Pemeriksaan Kondisi Saat Ini
Jika komitmen telah tercipta, tim fungsi telah terbentuk, maka langkah berikutnya adalah melakukan peninjauan pada keadaan yang ada saat ini. Untuk itu tim fungsi harus membuat semacam diagram yang menggambarkan alur proses bisnis organisasi dari awal hingga akhir.
Semua dokumen yang berkaitan dengan alur proses bisnis lantas dikumpulkan guna dipelajari. Data hasil peninjauan tersebut kemudian dibandingkan dengan semua ketentuan serta persyaratan dari sistem ISO 370001.
Tentunya bagian alur bisnis yang tak sesuai harus dilakukan perbaikan dan revisi agar sesuai dengan ketentuan ISO 37001. Sedangkan alur bagian proses bisnis yang sesuai ketentuan dapat untuk tetap dipertahankan.
4. Penentuan Ruang Lingkup & Kebijakan
Selanjutnya perusahaan atau organisasi dapat mulai menentukan batasan ruang lingkup sekaligus kebijakan terkait dengan penerapan ISO 370001. Semua kebijakan yang diambil tersebut harus meliputi:
- Identifikasi resiko tindakan korupsi, penyuapan, gratifikasi dan lain sebagainya.
- Penetapan kebijaksanaan penerapan sistem anti suap.
- Serta penetapan berbagai prosedur kerja yang memadai guna tercapainya tujuan utama penerapan sistem SMAP.
5. Pelaksanaan
Langkah berikutnya adalah pelaksanaan ISO 37001 dengan melakukan tindakan implementasi sistem manajemen anti penyuapan. Tentunya nanti dalam pelaksanaannya tak menutup kemungkinan akan dilakukan pengembangan pelaksanaan kebijakan agar proses menjadi lebih relevan.
6. Pelatihan
Organisasi atau perusahaan yang akan menerapkan sistem manajemen anti suap ISO 37001 harus membuat dan menyediakan program pelatihan.
Program ini dibuat dan disusun bagi semua lapisan karyawan yang ada. Mulai dari senior manager, manajer tingkat menengah, supervisor hingga karyawan yang ada pada hirarki paling bawah.
Pelatihan ini sangat penting karena memuat konsep dasar sistem SMAP yang harus dipahami dan dipatuhi oleh semua elemen organisasi atau perusahaan.
Diharapkan dengan adanya pelatihan ini maka semua pihak yang terkait akan paham apa dan bagaimana yang harus dilakukan jika menghadapi situasi risiko korupsi.
7. Audit, Penilaian, Evaluasi & Sertifikasi
Tahapan paling akhir dari penerapan sistem manajemen SMAP adalah pelaksanaan audit berikut penilaian atas langkah-langkah yang telah dilakukan. Apakah penerapan telah sesuai sistem? Serta apakah penerapan telah benar dan efektif?
Jika memang semua penerapan telah sesuai, maka organisasi atau perusahaan dapat mengajukan sertifikasi pada lembaga yang memang telah terakreditasi. Langkah ini penting untuk dilakukan sebagai bukti jika perusahaan atau organisasi tersebut berhasil menerapkan ISO 37001.
Manfaat Penerapan SMAP
ISO 37001 yang diterapkan pada suatu organisasi atau perusahaan akan mempunyai beberapa manfaat sebagai berikut:
1. Mencegah Praktik Penyuapan
Manfaat penerapan ISO 37001 yang pertama adalah tentu saja mencegah terjadinya praktik suap pada suatu organisasi atau perusahaan. Dimana praktik suap ini jika tak dicegah akan membawa banyak dampak buruk bagi perusahaan atau organisasi, antara lain:
- Hilangnya rasa integritas para karyawan.
- Berlomba-lomba menciptakan peluang yang akan membawa keuntungan bagi diri pribadi.
- Membentuk jurang masalah finansial yang akan menyeret perusahaan atau organisasi pada kubangan kerugian materi.
2. Meningkatkan Daya Saing
Secara otomatis perusahaan atau organisasi yang menerapkan sistem ISO 37001 dan berhasil mendapatkan sertifikat atasnya akan mudah memperoleh kepercayaan. Entah dari pihak konsumen ataupun dari partner kerja atau investor.
Sebab sertifikasi ISO 37001 adalah sebuah tolak ukur yang paten dimana sebuah perusahaan dinilai bonafit dan memiliki kualitas.
3. Kinerja Organisasi Meningkat
Penerapan sistem manajemen yang mengatur mengenai anti penyuapan akan membuat kinerja dari sebuah organisasi atau perusahaan meningkat. Dampak dari hal ini tentu saja akan berimbas pada hasil produksi organisasi atau perusahaan.
Nah menilik begitu banyaknya manfaat yang diperoleh dari penerapan ISO 37001 maka sudah seharusnya semua organisasi dan perusahaan melakukan penerapan sistem ini. Tentunya penerapan sistem ini juga harus dibarengi dengan kepemilikan sertifikasinya.
Bagi organisasi atau perusahaan yang saat ini sedang membutuhkan sertifikasi ISO 37001, maka dapat menghubungi PusatSKK.com. Dengan tim yang kompeten, profesional dan berpengalaman, PusatSKK.com akan membantu proses sertifikasi ISO dari awal hingga usai.
Tak hanya sertifikasi ISO, PusatSKK.com juga menyediakan berbagai jasa pengurusan ragam dokumen lainnya. Seperti SKK Konstruksi, SBU Konstruksi, SKK Arsitek dan lain sebagainya.
Penutup
Penerapan sistem manajemen anti penyuapan memungkinkan sebuah organisasi atau perusahaan memiliki kerangka kerja yang kuat dalam mencegah risiko korupsi. Penerapan sistem ini bahkan mampu menjadi landasan penanganan atas kasus suap.
Implementasi yang maksimal dari SMAP pada akhirnya akan membantu peningkatan reputasi karena mengurangi risiko lahirnya permasalahan hukum.
